Этапы подготовки к Q&A в условиях кризисной ситуации

Этапы подготовки к Q&A в условиях кризисной ситуации

Этапы подготовки к Q&A в условиях кризисной ситуации

Чаще всего о мероприятии судят именно по спикерам, поэтому ключевая задача эксперта – произвести необходимое впечатление. Спикеру необходимо быть содержательным и иметь собственную позицию. Подготовка выступающего может занимать длительное время (до трех недель), в зависимости от мероприятия. Но в случае кризисной ситуации таких сроков нет. Необходимо реагировать здесь и сейчас.

К выступлениям в кризисной ситуации необходима подготовка, которая проходит в очень сжатые сроки. Существует ряд правил, которых стоит придерживаться для успешного выступления несмотря на сроки.

Подготовительный этап:

  1. Основная идея.
    На данном этапе необходимо определиться, на кого направлено выступление, и сформировать несколько ведущих идей на которых будут основываться дальнейшее высказывания. Стоит отметить, что в ходе выступления необходимо неоднократно возвращаться к основным высказываниям и повторять их для закрепления в памяти слушателя. Нужно подготовить послания и обязательно протестировать их, например, перед коллегами. Также рекомендуется продумать план, когда и в каком контексте озвучивать главные высказывания.

  2. Подбор необходимой информации.
    Для проведения встречи крайне необходимо найти всю подтверждающую информацию, а также привлечь для поддержки экспертное мнение, чтобы не усугубить ситуацию и развеять все сомнения и вопросы у слушателя.

  3. Позиция спикера.
    Необходимо сформировать позицию выступающего относительно темы вступления. Зрителю необходимо понимать, кто перед ним находится и как выступающий относится к ситуации. Нужно выстроить личное отношение эксперта к теме выступления, для того, чтобы сделать выступление более эмоциональным.

  4. Вопросы.
    Стоит предположить и разобрать вопросы, которые с большой вероятностью будут задаваться в конце выступления. Этап, который сыграет ключевую роль в конце выступления, и не позволит оказаться в безвыходной ситуации, когда ответ на вопрос придется импровизировать или вовсе оставить без ответа.

  5. Договоренности со СМИ.
    Рекомендуется поинтересоваться, и определить, какие СМИ будут присутствовать на встрече и в каком формате будет вестись запись (трансляция, запись на камеру или в письменном виде).

  6. Репетиция выступления.
    Необходимо распечатать речь для выступления и прочитать вслух перед коллегами для того, чтобы выяснить, что необходимо изменить, добавить или устранить. И главное, у слушателей не должно сложиться мнение, что спикер "читает с листа".

  7. Найдите помощника.
    Помощники необходимы для съемки видео репетиции, для дальнейшей корректировки мимики и жестов, а также для создания фотографий. Вы же хотите публикации с фотографиями, где вы выглядите наиболее выигрышно. 

  8. Сбор информации для обратной связи.
    Данный этап необходим для того, чтобы после проведения мероприятия разослать пресс-кит всем гостям и заинтересованным сторонам, содержащий основные идеи, тезисы и комментарии эксперта относительно темы выступления.

  9. Раздайте материал.
    Непосредственно перед самим выступлением раздайте гостям необходимый материал и буклеты, включающие основные идеи и тезисы.

Во время выступления:

  1. Доверие и прозрачность.
    Необходимо быть первым, кто сообщит о случившимся. Это касается как хороших, так и плохих новостей. Такой подход позволит оказать воздействие на ситуацию гораздо раньше, чем кто-либо другой, ведь предпочтение всегда отдается первоисточнику.

  2. Выстраивайте взаимопонимание с аудиторией.
    Чем осведомленней аудитория, тем проще становится диалог с ней.  Необходимо составить перечень посланий, направленных на аудиторию. Необходимо выстроить логическую цепочку, как связать экспертное мнение с мнением аудитории. Очень важно добиться того, чтобы заинтересованные стороны сошлись в едином мнении.

  3. Слушайте.
    Главное, внимательно выслушать задающих вопросы. Не надо бояться признать страхи. Нужно постараться отражать неуверенность других.

  4. Будьте почтительны и выражайте сострадание.
    Заверьте слушателя, но признавайте, что ситуация вызывает беспокойство. Сохранение спокойствия и контроль ситуации — ключ к успешному выступлению. Крайне необходимо избегать любого юмора. Не пытайтесь общаться с аудиторией свысока. Выражайте уверенность в своих словах, но ни в коем случае не высокомерие.

  5. Будьте точны в своих высказываниях.
    Обязательно поделитесь тем, что Вы знаете — это вызовет доверие. Начните выступление с основных посланий и закончите ими же. Сообщите аудитории, что вам известно и неизвестно. Не забудьте уточнить, через что Вы проходите для того, чтобы получить необходимы сведения и когда вы сможете поделиться новой информацией. Повторяйте основные сообщения.

  6. Будьте честны.
    В случае, если Вы получили вопрос, на который не знаете ответа, не придумывайте ответ и сделайте обещание предоставить больше информации в дальнейшем. Например, в пост-релизе, который будет выслан после мероприятия.

  7. Не сосредотачивайтесь на негативе.
    Избегайте отрицательных выражений и слов с «НЕ». Данный подход связан с тем, что люди в кризисных ситуациях чаще обычного сосредоточены на негативе. Избегайте рассуждений о плохих сценариях. Никогда не говорите «без комментариев», если не собираетесь отвечать на вопрос, то объясните почему. Также не используйте выражение "да, но....". Так как это также формирует негативную реакцию. Вы сводите на нет все положительное, что говорили ранее. Это выражение производит такое действие независимо от того, кому высказывается эта мысль.

  8. Будьте кратки.
    Избегайте длинных и непоследовательных обращений.

После мероприятия:

  1. Разошлите необходимую информацию.
    После мероприятия сразу разошлите всем гостям, и тем, кто не пришел, но оставил данные для обратной связи, пресс-кит или пресс-материал, который включает в себя основные тезисы, главные темы и мысли выступления, портрет выступающего и комментарии эксперта. А также ответы на те вопросы, которые были заданы, но не получили ответа.

  2. Поработайте с журналистами.
    Не только отправьте недостающую информацию, но и созвонитесь и поинтересуйтесь, когда будет опубликован материал. Уточните, в каком формате выйдут публикации, нужны ли дополнительные данные.

  3. Сбор и анализ публикаций.
    Анализируйте упоминания вашей компании в СМИ, что пишут о проведенном мероприятии, сколько вышло материалов в главной роли, сколько только с упоминанием. При необходимости, дайте дополнительные комментарии на вышедший материал. Если по какой-либо причине СМИ, которое присутствовало на мероприятии, не опубликовало материал, обязательно поинтересуйтесь о причине. Возможно им было некогда запросить дополнительный материал.